Politique de confidentialité

Politique de confidentialité des Trophées du Personnel

Introduction

Cette politique de confidentialité explique comment France Galop collecte vos données à caractère personnel dans le cadre des candidatures aux trophées et de la consultation du site internet https://www.tropheesdupersonnel.fr.

Nous veillons au respect du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et de la loi française n° 78‑17 du 6 janvier 1978 modifiée (dite « Informatique et Libertés »).

Vous pouvez contacter l’équipe dpo à tout moment, à l’adresse suivante : contact-data-protection@france-galop.com

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est France Galop, association régie par la loi du 1er juillet 1901 dont le siège social est situé 15 boulevard de Douaumont, 75017 Paris.

2. Données collectées

Dans le cadre des formulaires en ligne et papier, France Galop recueille des données nécessaires à l’examen des candidatures. Ces informations comprennent :

  • Identité et coordonnées du candidat: nom, prénom, date de naissance, adresse postale, numéro de téléphone, adresse électronique, poste occupé, ancienneté avec l’employeur actuel;
  • Informations professionnelles: nom et coordonnées de l’employeur actuel, noms et contacts des employeurs précédents et, le cas échéant, fonction et activités dans l’écurie ou le haras;
  • Coordonnées du parrain: nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, courriel et lien avec le nominé lorsque la personne qui remplit le dossier est différente de l’employeur;
  • Documents d’illustration: photographie du candidat, lettres de recommandation, vidéos ou pièces justificatives que vous choisissez de joindre pour soutenir la candidature;
  • Récit d’accomplissements: description détaillée des réalisations, qualités et motivations du nominé (minimum 2 000 caractères);
  • Données financières: RIB/IBAN pour les lauréats (recompenses par virement bancaire);
  • Données de connexion et cookies: lors de la consultation du site, certaines données techniques (adresse IP, logs, cookies) sont collectées automatiquement pour assurer le fonctionnement du site et mesurer son audience.

3. Finalités et bases juridiques du traitement

France Galop traite vos données pour les finalités suivantes :

  • Gérer les candidatures aux Trophées: enregistrer les dossiers, vérifier l’éligibilité, contacter les candidats, analyser les candidatures et organiser les délibérations du jury. Base légale : exécution de mesures précontractuelles (article 6  1 b du RGPD) et intérêt légitime de l’organisateur à gérer l’événement (article 6 § 1 f RGPD).
  • Communiquer avec vous et vos employeurs/parrains: répondre aux questions, envoyer des informations sur la sélection, confirmer la présence aux entretiens et à la cérémonie, et annoncer les résultats. Base légale : intérêt légitime de France Galop et de ses sponsors à assurer le bon déroulement des Trophées.
  • Promotion et valorisation de l’événement: publication des noms, photographies et témoignages des finalistes et lauréats dans la presse, sur le site et les réseaux sociaux. Conformément au règlement des Trophées, les candidats cèdent leurs droits à l’image aux organisateurs pour ces usages. Base légale : consentement (article 6  1 a RGPD) recueilli lors du dépôt du dossier.
  • Gestion des obligations légales: respect des règles comptables (remise des dotations), gestion des contentieux et réponse aux demandes des autorités. Base légale : respect des obligations légales (article 6  1 c RGPD).
  • Mesure d’audience et amélioration du site: utilisation de cookies statistiques afin d’analyser la fréquentation et d’améliorer nos services. Le dépôt de cookies non essentiels repose sur votre consentement conformément à l’article 82 de la loi Informatique et Libertés.

4. Destinataires et partage des données

Seules les personnes habilitées accèdent aux données personnelles. Les destinataires sont :

  • Le service des RelationsPubliques de France Galop, en charge de la gestion des candidatures.
  • Les membres du jury et les partenaires institutionnels (AFASEC, Paris‑Turf, Fédération des Éleveurs duGalop, Association des Entraîneurs de Galop, Connolly’s Redmills) pour évaluer les dossiers et remettre les prix.
  • Godolphin et les autres sponsors, uniquement pour l’organisation logistique et la remise des trophées (hébergement, transport des finalistes).
  • Les prestataires techniques (hébergeur du site, solutions de formulaire en ligne, société d’envoi d’e‑mails) agissant en qualité de sous‑traitants, soumis à une obligation contractuelle de confidentialité.
  • Le public, lorsque vous êtes finaliste ou lauréat: vos nom, prénom, photo et extrait de portrait peuvent être publiés dans les communications officielles et la presse, conformément au règlement des Trophées.

5. Durée de conservation

Les données collectées sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies. À titre indicatif :

  • Candidatures: les formulaires et pièces justificatives sont conservés pendant un (5) an après la cérémonie afin de gérer les réclamations éventuelles.
  • Finalistes et lauréats: l’identité, la photo et le récit peuvent être conservés et publiés pendant cinq (5) ans pour valoriser l’événement.
  • Les pieces et écritures comptables liées aux prix sont conservées pendant une durée de 10 ans.
  • Cookies et données de navigation: conservés treize (13) mois maximum conformément aux recommandations de la CNIL.

6. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et aux articles 38 et suivants de la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

  • Droit d’accès: obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie (art. 15 RGPD).
  • Droit de rectification: demander la correction de données inexactes ou incomplètes (art. 16 RGPD).
  • Droit d’effacement: obtenir l’effacement de vos données lorsque celles‑ci ne sont plus nécessaires ou lorsque vous retirez votre consentement (art. 17 RGPD).
  • Droit à la limitation: suspendre temporairement l’utilisation de vos données (art. 18 RGPD).
  • Droit d’opposition: vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime, notamment pour la promotion de l’événement (art. 21 RGPD).
  • Droit à la portabilité: recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et les transmettre à un tiers (art. 20 RGPD).
  • Droit de retirer votre consentement à tout moment pour les traitements reposant sur le consentement, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant le retrait.

Pour exercer vos droits ou poser une question relative à la protection des données, vous pouvez contacter France Galop par courriel à tropheesdupersonnel@france-galop.com ou par courrier à France Galop : Direction de la Communication, du Marketing et du Développement, 15 boulevard de Douaumont, 75017 Paris.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.

7. Transferts hors Union européenne

Vos données sont hébergées en France ou dans l’Union européenne. Si, exceptionnellement, certains partenaires techniques (par exemple des services de formulaires en ligne) sont situés en dehors de l’Espace économique européen, France Galop s’assure que des garanties appropriées sont en place, notamment via des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

8. Modification de la politique

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour pour refléter les évolutions légales ou organisationnelles. La nouvelle version sera publiée sur le site et, si nécessaire, signalée par un avis spécifique. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.